連日なんとなく文章を生成していますが、やはり文章をなにか製造していると何かやった気にはなるので、精神衛生上良いですね。
このブログ自体も、適している仕事を毎日やるなかでなんとなく自分の毎日に退屈さを覚えていたというか、何も生み出していない感じが嫌だったので、始めたものでもあります。
性格上、合っているのでしょうねー。
計画の立て方について
ちょっと仕事の要点のようなものを、改めて認識しておこうと思います。
仕事もプライベートもそうですが、計画を立てることはやるべきことを履行するうえでとても重要で、計画を立てて実行し、新しいファクトに応じて修正する。仕事はそれの繰り返しです。
PDCAもPから始まるように、Planを立てないとDoはないんですよね（大体、CAが難しいのですが）。
目標を細かく切り分ける
計画を立てる上で必要なのは、大目標と大目標に対してのマイルストーンとなる小目標の設定、そして小目標を達成するために必要となる細かいひとつひとつの業務の特定です。
どこまで細分化するのが良いかという点は難しいものの、過去の経験上は可能な限り細分化して落とし込んでおいたほうが良いです。
不安や心配事が少なくなり、精神衛生上良いことが多いですし、イレギュラーへの対応も容易になります。
神は細部に宿るというほどではないが、細部にも拘った方が良い
自分だけかもしれないですが、多かれ少なかれ、軽微ではあるが「わからないこと」を無視して計画を立ててしまった場合、その軽微な未検討部分が妙に気になってしまうことがあります。
意外とそういった細かい点は精神的な負担になるので、それを避けるためにも細分化して計画に落とし込んでおくことは重要です。
また、細分化して落とし込んでおけばおくほど、万が一の場合に人の手も借りやすいですし、引き継ぐことも容易になります。
想定外の事項への備えてバッファを持つ
想定外なことは起きる前提で動く
計画を立てても、想定外のことというのはまま発生します。
だいたいからして、割り当てられている仕事が自分が完全にコントロールできる仕事に収まっていることというのは、自分が評価されてステップアップしていく過程ではあまり発生しません。
よって、想定外というか、自分の計画通りに進むことの方が少ないと思っていたほうが良いです。
（そう書いていて、最近自分のコントロール可能なレベルの仕事だけを割り当てられていることを自覚しますが）
想定できないから想定外なんだよ
なお、「想定外のこと」というのはまさに自分が想定できないことです。
なので、自分に出来ることは、想定外のことが発生した際に対応できるような時間的・人的リソースのバッファを持っておくことぐらいです。
だいたい想定外のケースで追い込まれるのは、時間的な余裕がなく、人の手を借りるにしても選択肢が少なくなっているときになります。
その点、時間的な余裕さえ確保しておけば、どうにかなることが多いため、バッファを常に持っておくことは重要です。
要するに、「ぎりぎり出来る計画を立てると追い込まれる」ということです。計画を立てる場合には余裕を持った計画を立てておかないといけません。
バッファが持てない場合はバッファを持っていないことを周知しておく
もちろん、バッファを持つことが出来ないシーンも発生します。
ただ、ぎりぎりの計画を立てるしかない場合なら、早いうちから「想定外のことが起きた場合、目標が達成できなくなる可能性があること」を上司とすり合わせしておくと良いです。
その認識合わせなしに「これでばっちり行けますよ！」などと言っていると、想定外の事象が発生した場合に有言実行が求められて対応に奔走するしかなくなりますし、円滑なギブアップができなくなります。
（そのように事前のすり合わせを行っていた場合でもその前提でやっていたことを無視して、達成を要求してくる上司もいるわけですが…。まあ、事前の認識合わせをやらないよりはやっておいたほうが抗弁しやすいですね）。
タスク管理の手法についてのあれこれ
ポストイット管理って上手くできないよね
尚、細かなタスクについて、ポストイットを用いて忘れないようにする手法というのがありますが、個人的にはあまり好きではないですね。
ちなみに、ポストイット法がしっくりこなかった原因は、以下のあたりです。
- ポストイットを書いて貼るという行為が面倒
- ポストイットが何らかの要因で剥がれたり、視認されなかった場合に、タスクを失念する可能性がある
- 自分がそれに対して備忘的に記憶しておくべきことを書くスペースがない
- タスク実行後、タスクがあったこと自体をゴミ箱に捨てるので、自分のタスク完了の度合いが見えづらく、細かな達成感が得られない
ノートでToDo管理する方が僕は好きよ
なので、ぼくは一日あたり半ページずつA4のノートを使って、細かいタスクも含めて記載し管理するような手法を使っています。
ノートにタスクを記載した場合の良い点は以下のあたりです。特に、最後の達成感がデカいですね。
- ノートに一覧化される
- 持越しのタスクの履歴がわかる
- 備忘を追記できる
- タスク完了の履歴が目に見えてわかることで、日々の充足感を得やすい
電子的に管理するのは結構難しいが、アラーム機能などは強み
電子的に管理する手法もあると思いますが、電子的に管理するとどうしてもパッとみたときの一覧性に欠けるという点があります。
また、重要なＴｏｄｏやアイディアの示唆はたいてい会議や通常の会話の中で発生することが多く、そういった場でメモをスムーズに取れないので、自分ではしっくりこなかったですね。
ただ、電子的に管理すると、アラームを鳴らせるとか、チームで共有できるとか、そういった良い点はたくさんあります。
本来的には、電子的な方向に舵を切った方が、良いのだとは思いますが、タスク消化の手触り感とか、タスクの進捗感みたいな部分でどうしても紙でやったほうが性に合うひとはいると思います。（自分も含めて）
管理手法のベストマッチを探そう
まあ、完全に電子でやる必要性というのは必ずしもないわけですし、最終的にはうまくタスクの管理と、モチベーションや不安感のコントロールが出来れば良いわけです。
なので、電子的手段が若干肌に合わない人種は、アラームや共有といった部分についてだけ、電子も併用するなどして、うまくやればよいのだとは思いますね。
まとめというか雑感
仕事を適切に管理して、順回転に入ろう
仕事が出来るひとがスマートに見えるのは、余裕が生まれる正しい循環に入っているためであり、仕事が出来ないひとがどうにもどんくさく見えるのは、悪い循環から抜け出せないためなような気もします。
多忙を極めたりストレスが大きくなってくると、計画を立てたりタスクを丁寧に管理して履行する余裕というのは失われていき、どんどんわけがわからなくなっていくんですよね。
計画性とタスクの管理能力が自律性を担保するのと同時に、自律性が計画性とタスクの管理能力を担保するのかもしれません。純回転させていくのが重要ですね。
とはいえ、マネジメント次第ではあるな
そう思うと「あれをやれ、これをやれ、あの仕事のやりかたは駄目」といった形で行動を指示・制限していくマネジメントは、従業員の自律性を損ない悪循環に陥らせるという面でどうにもダメなんだろうなーと思います。
良い上司の下で正しくマネジメントされながら純回転で働くということは、重要なんだろうなと思いますね。
